电子邮件在展览营销工作中的应用与传统通讯方式相比具有高效廉价的营销特征，它融合了电话通讯的速度的速度与邮政速度的直观性，显示了强大的营销优势。首先是速度快，电子邮件可以在瞬间将展览的相关信息实时送达目标参展商的信箱。其次是方便性，与电话通讯不同，电子邮件不会因“占线”而浪费时间，目标参展商也需在电话旁守侯，从而跨越了时间和空间限制。再者是价格低廉，展览组织机构利用极其低廉的费用发送其他通讯方式无法负担的信息。


1.电子邮件的撰写要点
（1）主题要明确
      电子邮件的便捷性，使得展览营销的目标参展商困难每天要处理大量类似的电子邮件。如果要让邮件从众多的其他邮件中“脱颖而出”，其秘诀就是将主题写好，主题要明确醒目，具有吸引力，同时要本着实事求是的态度，切记浮躁，将邮件沟通或者交流的内容表达清楚。


（2）内容要切入重点
      由于电子邮件信息量大，传播速度快，目标参展商没有更多时间去研读一封与其无关的邮件，因此撰写邮件内容一定要切入重点，按照重要程度依次说出，做到条理清晰，表达正确，必要时可在句段中1、2、3等数字符号作为引导。同时避免使用模糊、笼统的字眼以及前后矛盾的语言。


（3）告诉期望值
      在电子邮件应体现明确的期望值，否则，目标参展商将邮件读完后还不知所云，电子邮件就生气了其应有的作用。因此，在邮件中应将重要的展览信息（如展览的时间、报名方式、截止日期等）、要求做到的事情（如参展回执、填写调查表、参加专题会议等）叙述清楚只有明确期望值，邮件才不至于被忽略，甚至造成重要事情的贻误!


（4）语气要恰当
      明确电子邮件的阅读对象，是企业领导者，还是参展部门负责人，或者是其他人。发给目标参展商的邮件针对不同的对象使用恰当的称谓和语气，让对方感觉备受尊敬且温馨、亲切。


（5）语法通顺
      撰写的文稿要语法通顺，是对每封电子邮件最基本的要求。目标参展商阅读邮件时的整体感受，会影响其对展览组织机构总体水平的印象，直接关系到展览营销招展工作的过程。撰写中文邮件错误发生概率一般比较低，但撰写外文信件就相对会出现很多问题。而且邮件一旦发送出去就不可能收回，摄影写完邮件后需要反复检查用词和语法，然后再发送。


（6）注意邮件格式和礼貌用语

既然是信件，就须注意常用的格式和礼貌用语。正确的邮件格式应该是：

常见结束语有“此致  敬礼”等，同时在电子邮件时可使用个性化签名，让目标参展商你那个识别邮件的来源，形成风格后相比普通邮件的格式化签名会更添亲切感。

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（摄影 首创展览）